Dematerializzazione della nota spese. Risposta all’interpello AGE n. 740 del 20 ottobre 2021

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La questione sollevata nell’interpello

La società interpellante pone al vaglio dell’Autorità una procedura di completa informatizzazione della documentazione giustificativa relativa alle note spese prodotte dai propri dipendenti finalizzate ad ottenere la deducibilità dei relativi costi ai sensi del TUIR (DPR 22 dicembre 1986, n. 917) e ricomprendere quindi le note spese tra i documenti informatici aventi rilevanza fiscale (ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari).

Questa è la procedura proposta:

  1. Accesso alla rete aziendale mediante credenziali univoche del dipendente o di un suo delegato
  2. Inserimento e invio della documentazione non sottoscritti con alcun tipo di firma elettronica da parte del dipendente
  3. Sottoscrizione dei documenti da parte del responsabile della conservazione, che vi appone la firma unitamente alla marca temporale.

Il quesito

La società interpellante si domanda se la suddetta procedura sia conforme alle norme contenute nel D.M. 17/06/2014 (consulta il dm). Il parere dell’Agenzia delle Entrate L’Agenzia delle Entrate ha sottolineato la necessità di fare riferimento al D. Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD) e ai relativi decreti attuativi, ivi compresi quelli contenenti le regole tecniche per le firme elettroniche, la conservazione e la formazione dei documenti informatici e alle normative di natura più prettamente fiscale.

In merito alla tipologia di documento.

L’ AGE, ha evidenziato la necessità che queste posseggano, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità. Solo “laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti” – prosegue l’Autorità – “nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti e che la procedura sia interamente dematerializzata”.

In merito alla firma digitale.

Per quanto riguarda l’apposizione di firma elettronica – di qualsiasi tipo essa sia – sulla nota spese dematerializzata, l’AGE osserva come la normativa richiamata non ne richiede l’apposizione “ai fini della corretta formazione del documento informatico, né tantomeno ai fini della relativa rilevanza fiscale, ma solo allo scopo di riconoscerne l’efficacia e validità probatoria di scrittura privata prevista dall’articolo 2702 del codice civile (cfr. articolo 20, comma 1 bis, del CAD)”. Questo escluderebbe quindi la firma elettronica semplice dalla platea di firme elettroniche utilizzabili per “certificare” la nota e i giustificativi collegati.

Sull'efficacia probatoria

L’art. 22, commi 2 e 3, del CAD, indica le condizioni da rispettare affinché le copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico siano idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, anche ai fini tributari per garantirne l’efficacia probatoria. Inoltre l’AGE sottolinea che: “restano fermi, come ovvio, tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione del TUIR e dei vari documenti di prassi in materia) e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati (cfr., ad esempio, l’articolo 69, comma 2, del d.P.R. n. 917 del 1986)”, e con riferimento ai giustificativi di spesa ricorda che gli stessi, “anche se dematerializzati, devono comunque consentire la verifica dell’esistenza dei requisiti (quali inerenza, competenza e congruità) che consentono la deducibilità dei costi e l’imputabilità dei redditi in capo ai dipendenti cui viene rimborsata la spesa”.

Cosa dicono le nuove Linee Guida AgID

Corre l’obbligo rilevare che ai fini tributari, il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici debba avvenire ai sensi dell’art. 22 del CAD e debba terminare “con l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali” (comma 1 dell’art. 4 DM 17 giugno 2014). Quindi si ritiene valido il processo indicato dalla società istante, finanche all’apposizione della firma da parte di un soggetto diverso dal contribuente, per esempio la firma del responsabile della conservazione munito di adeguata delega verso il Conservatore. Ciò nonostante, in termini prospettici, non si possono ignorare le nuove Linee Guida AgID (adottate lo scorso settembre 2020 ed operative dal gennaio 2022). Le nuove linee guida, confermando l’impostazione dell’art. 4 del DM 17 giugno 2014, richiedono che nel caso in cui non vi sia l’attestazione di un pubblico ufficiale, la conformità della copia per immagine ad un documento analogico è garantita mediante l’apposizione della firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata o altro tipo di firma ai sensi dell’art. 20 comma 1bis, ovvero del sigillo elettronico qualificato o avanzato da parte di chi effettua il raffronto.

Sulla sottoscrizione elettronica della nota Spesa.

La procedura proposta dall’interpellante è decisamente conforme anche relativamente alla fase di sottoscrizione con firma digitale anche perché indirettamente la procedura a ben vedere, garantisce la connessione tra l’autenticazione del dipendente alla propria area riservata e la nota spese creata a seguito di tale accesso, rispettando così a tutti gli effetti il principio richiesto dalla firma elettronica che è quello di legare, in maniera affidabile, il contenuto della nota spese al suo autore.

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  1. Formazione. Sia in modalità redazione e sia nell’acquisizione dello stesso per via telematica
  2. Sottoscrizione. Lo step prevede l’apposizione di una firma elettronica che può essere semplice (FES), avanzata (FEA), qualificata (FEQ) a seconda del diverso rischio di disconoscimento del documento da sottoporre a sottoscrizione.
  3. Registrazione. Il documento e la pratica vengono inseriti in un archivio documentale strutturato
  4. Conservazione. La conservazione digitale preserva il contenuto del documento nel tempo per garantirne l’immodificabilità e l’integrità.

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