Linee guida documenti informatici: prorogata al 01/01/2022 la data di entrata in vigore

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Pubblicato il nuovo testo dell’Allegato 5 e dell’Allegato 6 alle Linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e posticipato al 1° gennaio 2022 l’obbligo di attuazione La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti, dalla produzione alla conservazione.

In quest’ottica, con la determinazione n. 407/2020, AgID ha adottato le “Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, dopo aver esperito la procedura di informazione prevista dalla Direttiva (UE) 2015/1535 e dalla Legge 317/86, come modificata con D. Lgs. 223/2017. Le linee guida sono state oggetto di consultazione pubblica, svolta dal 17 ottobre al 16 novembre 2019, ai sensi dell’articolo 71 del decreto legislativo n. 82/2005, come integrato e modificato dal D. Lgs. 217/2017, e adottate dopo aver sentito l’Autorità garante per la protezione dei dati personali e il Ministero per l'innovazione tecnologica e la digitalizzazione, nelle materie di competenza, e aver acquisito il parere della Conferenza Unificata.

A seguito di numerose interlocuzioni e richieste di modifica provenienti da associazioni di categoria e amministrazioni, per quanto attiene in particolare l’Allegato 5 - Metadati e l’Allegato 6 - Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati, AgID ha provveduto all’aggiornamento di tali allegati nonché alla correzione di alcuni refusi nel testo delle Linee guida adottati con nuova Determinazione n. 371/2021. Per consentire l’adeguamento alle modifiche introdotte, è stata fissata al 1° gennaio 2022 la nuova data relativa all’obbligo di adozione delle Linee guida.

Documento informatico 

Il documento informatico è l’elemento centrale per la digitalizzazione delle pratiche amministrative. Il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD-DLgs 82/2005) definisce il documento informatico come "rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti" in contrapposizione al documento analogico ("rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti"). Il Regolamento eIDAS n. 910/2014 definisce il documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”. Ogni pubblica amministrazione è tenuta ad adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti in base alle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Flussi documentali e protocollo informatico

La gestione dei flussi documentali consente di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni. Ultimo aggiornamento 17-01-2020 La gestione dei flussi documentali consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici: Le Linee guida sul documento informatico ed i suio allegati definiscono le funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione Inoltre, a partire dall'11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute, ad inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva. A tal proposito, sono disponibili Istruzioni per la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo. L’AgID fornisce assistenza, consulenza e supporto per favorire la digitalizzazione dei flussi documentali delle Pubbliche Amministrazioni.

Timbro digitale

Il timbro digitale garantisce il valore legale di un documento informatico anche dopo essere stato stampato. Il timbro digitale può essere indicato, anche in relazione alle specificità dello scenario, con termini differenti, quali “Contrassegno elettronico”, “Codice bidimensionale”, “Glifo”. Con la circolare n. 62 del 30 aprile 2013 l’Agenzia ha emanato le Linee guida che definiscono le modalità tecniche di generazione, apposizione e verifica del contrassegno riportato elettronicamente. Il timbro digitale può sostituire a tutti gli effetti di legge la firma autografa, in un’ottica di progressiva dematerializzazione dell’intero sistema di gestione documentale. È possibile adottare diverse soluzioni in base alla tipologia del documento trattato. Inoltre, per favorire l’interoperabilità tra le diverse soluzioni tecnologiche presenti sul mercato, la struttura del contenuto del contrassegno generato elettronicamente deve essere definita attraverso specifici schemi XML.

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Approfondisci

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