Gli aspetti privacy nel decreto trasparenza

Con il Decreto Legislativo n.104 del 27 giugno 2022 detto anche “decreto trasparenza” e diventato operativo il 13 agosto verrà garantita la conoscenza delle condizioni di lavoro a tutti i lavoratori ad esclusione di quei rapporti di lavoro la cui durata media sia inferiore alle tre ore settimanali, i rapporti di lavoro autonomo e i contratti di agenzia.

A quali rapporti di lavoro si applicano le nuove disposizioni

• contratto dì lavoro subordinato, a tempo determinato e indeterminato anche a tempo parziale;
• contratto di lavoro in somministrazione sia a tempo determinato che a tempo indeterminato;
• contratto di lavoro intermittente;
• rapporto di collaborazione con prestazione prevalentemente personale e continuativa organizzata dal committente di cui all’articolo 2, comma 1, del decreto legislativo 15 giugno 2015, 81;
• contratto di collaborazione coordinata e continuativa di cui all’articolo 409 comma 1 n.3) p.c.;
• contratto di prestazione occasionale di cui all’articolo 54 bis del decreto-legge 24 aprile 2017, 50, convertito, con modificazioni, dalla legge 21 giugno 2017, n. 96. (Prest.O);
• ai lavoratori marittimi e ai lavoratori della pesca, fatta salva la disciplina speciale vigente in materia;
• ai lavoratori domestici;
• ai rapporti di lavoro dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1 comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, 165, e a quelli degli enti pubblici economici.

Il Decreto si occupa di modificare diversi aspetti che disciplinano il rapporto di lavoro, dal cumulo degli impieghi, alla durata massima del periodo di prova, fino alla formazione obbligatoria. Ma qual è il contenuto di queste informazioni? E soprattutto quali sono le modalità con cui devono essere fornite tali informazioni?

Contenuto delle informazioni

In base all’art. 4 comma 1, le informazioni che dovranno essere comunicate ai lavoratori sono le seguenti:

• l’identità delle parti e relativi recapiti ivi compresa l’identità delle imprese utilizzatrici nel caso di lavoratori dipendenti da agenzia di somministrazione di lavoro ;
• il luogo di lavoro fisso o predominante. Il datore di lavoro dovrà specificare che la sede può corrispondere a luoghi diversi, oppure che il lavoratore è libero di decidere il proprio luogo di lavoro);
• l’inquadramento, il livello e la qualifica attribuiti al lavoratore o, in alternativa, le caratteristiche o la descrizione dell'attività lavorativa eseguita nonché il contratto collettivo, anche aziendale, applicato al rapporto di lavoro, con l’indicazione delle parti che lo hanno sottoscritto;;
• la decorrenza e durata del rapporto di lavoro nel caso di rapporti a termine ivi compresa la durata del periodo di prova, se previsto;
• il diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, se prevista;
• gli enti e gli istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi dovuti dal datore di lavoro e qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore di lavoro stesso;
• la tipologia e la durata dei congedi retribuiti a cui il lavoratore ha diritto e le modalità di determinazione e di fruizione degli stessi;
• la procedura, la forma e i termini del preavviso in caso di recesso del datore di lavoro o del lavoratore;
• l’importo della retribuzione/compenso dei relativi elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo e delle modalità di pagamento;
• la programmazione dell’orario normale di lavoro e le condizioni relative al lavoro straordinario, nonché le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno, se il contratto di lavoro prevede un’organizzazione dell’orario di lavoro in tutto o in gran parte prevedibile;
• se il rapporto di lavoro, caratterizzato da modalità organizzative in gran parte o interamente non definibili a priori il datore di lavoro informa il lavoratore circa: la variabilità della programmazione del lavoro, l’ammontare minimo delle ore retribuite garantite e la retribuzione per il lavoro prestato in aggiunta alle ore garantite; le ore e i giorni di riferimento in cui il lavoratore é tenuto a svolgere le prestazioni lavorative; il periodo minimo di preavviso a cui il lavoratore ha diritto prima dell’inizio della prestazione lavorativa e, ove ciò sia consentito dalla tipologia contrattuale in uso e sia stato pattuito, il termine entro cui il datore di lavoro può annullare l’incarico;

Ulteriori obblighi informativi nel caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati (art. 1-bis)

Qualora le modalità di esecuzione della prestazione siano organizzate mediante l’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati il datore di lavoro è obbligato ad informare il lavoratore circa l’utilizzo degli stessi fornendo anche le seguenti informazioni:

• gli aspetti del rapporto di lavoro sui quali incide l’utilizzo di tali sistemi decisionali o di monitoraggio;
• gli scopi e le finalità di tali sistemi;
• la logica e il funzionamento di tali sistemi;
• le categorie di dati e i parametri principali utilizzati per programmare o addestrare tali sistemi, inclusi i meccanismi di valutazione delle prestazioni;
• le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione e il responsabile del sistema di gestione della qualità;
• il livello di accuratezza, robustezza e cybersecurity di tali sistemi, le metriche utilizzate per misurare tali parametri, nonché gli impatti potenzialmente discriminatori delle metriche stesse.

Ulteriori obblighi per il datore di lavoro / committente: informativa integrata

Il datore di lavoro o il committente sono tenuti a integrare l’informativa con le istruzioni per il lavoratore in merito alla sicurezza dei dati e l’aggiornamento del registro dei trattamenti. A tal fine il datore di lavoro o il committente effettuano un’analisi dei rischi e una DPIA degli stessi trattamenti.

La informativa va resa al lavoratore all’atto dell’instaurazione del rapporto all’interno del contratto o con la comunicazione di assunzione, ovvero mediante comunicazione scritta da consegnare entro i sette giorni successivi all’inizio della prestazione lavorativa o al massimo entro un mese.

In assenza della comunicazione al lavoratore, sono previste sanzioni differenziate per tipologia di omissioni (mancanza, ritardo, omissioni); nel caso generale, è prevista una sanzione pecuniaria tra i 250 e i 1500 euro per ogni lavoratore interessato.

Modifiche al contratto nel corso del rapporto di lavoro

Eventuali modifiche riguardanti gli elementi del contratto di lavoro dovranno essere comunicati dal datore di lavoro entro il primo giorno di decorrenza della modifica a meno che la modifica stessa non derivi da disposizioni legislative o regolamentari o dalle clausole del contratto collettivo.

Modalità di comunicazione e regime transitorio (art. 16)

Il Decreto trasparenza è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 29 luglio ed è entrato in vigore dopo 15 giorni dalla sua pubblicazione. Pertanto, il datore di lavoro sarà tenuto a soddisfare i nuovi obblighi per i lavoratori neo-assunti a partire dal 13 agosto.

L’art. 16 del Decreto, “Disposizioni transitorie”, dispone che “le disposizioni di cui al presente decreto si applicano a tutti i rapporti di lavoro già instaurati alla data del primo agosto 2022“, specificando che “Il datore di lavoro o il committente, su richiesta scritta del lavoratore già assunto alla data del primo agosto 2022, è tenuto a fornire, aggiornare o integrare entro sessanta giorni le informazioni di cui agli articoli 1, 1-bis, 2 e 3 del decreto legislativo 26 maggio 1997, n.152, come modificati dall’articolo 4 del presente decreto”.

Gli assunti tra il 2 e il 12 agosto, al momento, sembrerebbero quindi esclusi dal diritto di ricevere le informazioni previste dal Decreto.

Decreto trasparenza e GDPR (artt. 5 e 12)

Nelle linee guida sulla trasparenza WP260 la trasparenza era assunta a obbligo trasversale, che “mira a infondere fiducia nei processi che riguardano i cittadini, permettendo loro di comprenderli e, se necessario, di opporvisi”.  Sempre le Linee Guida WP260 illustrano i criteri che devono essere rispettati nel fornire le informazioni e le comunicazioni. Un aspetto evidenziato dalle linee guida è quello per cui la “facile accessibilità” implica che “l’interessato non sia costretto a cercare le informazioni, ma che anzi gli sia immediatamente chiaro dove e come queste siano accessibili, ad esempio perché gli sono fornite direttamente, o un link lo dirige verso di esse o le informazioni sono contrassegnate chiaramente o perché le informazioni si configurano come risposta a una domanda in linguaggio naturale”.

È evidente che nel decreto trasparenza tale obbligo si concretizza nell’obbligo informativo che il datore di lavoro deve assolvere nei confronti del lavoratore, ma è altrettanto evidente che, per soddisfare tale obbligo, si correrà il rischio di produrre una informativa lunga e complessa ben lontana dall’idea di semplificazione prevista ed auspicata proprio dal GDPR.

Altro aspetto da considerare, nel rapporto tra Decreto trasparenza e GDPR, è l’ampiezza della portata dell’art. 1-bis, che va ben oltre la Direttiva (UE) 2019/1152 (che non la contiene) e quanto già previsto dall’ art. 22 del GDPR, “Processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione”, che attribuisce all’interessato il diritto di non essere sottoposto “a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato”.

Ma il decreto include nei “sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati” anche quei sistemi atti a supportare i processi aziendali, senza mai chiarire cosa si intenda per “sistema decisionale e di monitoraggio automatizzato” introducendo un obbligo per i datori di lavoro poco definito e con il rischio di confliggere con le previsioni del GDPR.

Conclusioni

Non sempre i mezzi giustificano il fine. Se da un lato (decreto trasparenza) appare lodevole rendere più trasparenti i termini del rapporto di lavoro, non è altrettanto condivisibile una norma che introduce una serie di complicazioni burocratiche e di forma in parte in conflitto con le previsioni del GDPR che rischiano di vanificare la finalità sostanziale del diritto all’informazione, dando vita a documenti che, ancora una volta, si riveleranno poco comprensibili e alla fine inutili per i lavoratori.

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