Il Codice dell'Amministrazione Digitale prevede la firma digitale come soluzione tecnica per sottoscrivere con valore giuridico e probatorio documenti elettronici giacché la firma digitale garantisce ai documenti le caratteristiche di autenticità, integrità e non ripudio.
Le copie analogiche di documenti digitali, a seguito del processo di stampa, perdono gli attributi di autenticità, integrità e non ripudio (cd interruzione della catena del valore della firma digitale). Per fortuna esiste uno strumento che può venire in nostro aiuto proprio per risolvere questi problemi: il contrassegno elettronico o timbro digitale.
Cos’è il contrassegno elettronico
Il contrassegno elettronico (timbro digitale o Glifo) è una serie di bit associata a un documento analogico, una sua copia o una sua parte, e ai dati che lo identificano. Con il contrassegno si può stabilire una corrispondenza univoca tra un documento cartaceo e la sua copia digitale. Il contrassegno elettronico, inoltre, qualora fosse necessario stampare un documento informatico nato digitale e firmato con firma digitale, permette di mantenere inalterato il valore legale del documento stampato. Se vi capita fra le mani un documento con QR code integrato nella stampa, quello non è altro che il contrassegno elettronico, il timbro digitale che certifica la conformità della vostra stampa con l’originale e permette l'identificazione della corrispondenza tra documento analogico e copia digitale. Le linee guida e le regole tecniche per la gestione ed uso del contrassegno elettronico sono enunciate nella circolare 62/2013 dell'AgID.
Mark DOX è il contrassegno elettronico di Ufficio Telematico
Mark DOX è conforme all'art. 23 del CAD e consente di mantenere inalterato il valore legale della sottoscrizione di un documento informatico firmato digitalmente che viene stampato anche al sol fine della notifica per via cartacea. L'adozione di Mark DOX ha permesso di automatizzare i processi di firma di atti e documenti che devono essere stampati per la successiva notifica. Questo si trasforma in un risparmio di tempo e in efficientamento della gestione documentale. Con Mark DOX puoi creare documenti firmati digitalmente che possono essere stampati e consegnate/notificati agli utenti in formato cartaceo e che l’utente stesso può ricondurre al formato digitale originale con una semplice scansione.
Gli ambienti di lavoro sono sempre più popolati da mobile worker, ma anche da device mobile e App intelligenti che tendono ad eliminare l'uso della carta che tuttavia, in particolari casi d'uso, permane come procedura ancora attuale. Ufficio Telematico opera da oltre 10 anni nel comparto ICT, è ha costruito un importante laboratorio di ricerca e sviluppo di competenze sulla gestione ed il dimensionamento delle architetture deputate al trattamento dei flussi documentali. Giuseppe Palmiotto CEO - Ufficio Telematico s.r.l.
Cambio di Prospettiva.
Indispensabile per molti settori industriali e finanziari, Professionisti, multiutilities e Pubbliche Amministrazioni. I nostri clienti sviluppano e mantengono vantaggi competitivi. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l’obbligo di conservazione dell’originale informatico. Sulle copie analogiche di documenti informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con le regole tecniche di cui all’articolo 71, tramite il quale è possibile accedere al documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I soggetti che procedono all’apposizione del contrassegno rendono disponibili gratuitamente sul proprio sito Internet istituzionale idonee soluzioni per la verifica del contrassegno medesimo. Una soluzione semplice per ogni processo complesso Mark DOX è una risposta agli elevati costi legati ad una cattiva gestione delle procedure di Aziende e Pubbliche amministrazioni. È infatti aumentata la fatica che le organizzazioni sostengono per curare un corpo normativo e procedurale integro, tracciato e condiviso in modo corretto e conforme alla normativa.
Mark DOX può essere considerata come una Best Practice.
Nelle sue caratteristiche principale include: Analisi personalizzata degli ordinari processi e progettazione di workflow totalmente digitali dei cicli di vita delle procedure e delle norme di processo; Supporto alle fasi di redazione e integrazione; Monitoraggio e tracciatura dell’intero processo di lavorazione delle pratiche normative.
Tecnologie di codici bidimensionali.
Le tecnologie disponibili per rappresentare informazioni in maniera convenzionale, graficamente, su una superficie piana (cartacea o meno) sono evoluzioni del tradizionale codice a barre. A differenza di quest’ultimo, che presenta le informazioni in maniera lineare (monodimensionale), i “codici bidimensionali” successivamente sviluppati rappresentano le informazioni su due dimensioni. Attualmente esistono circa 20 codifiche differenti sul mercato, per le quali esistono ampie bibliografie a cui si rimanda. Per comodità di seguito sono descritte in dettaglio le più diffuse codifiche per le quali vengono fornite informazioni sulle caratteristiche ricavate dai documenti forniti dai produttori. MAXICODE PDF417 DATA MATRIX - ECC200 DATAGLYPH QR CODE 2D-PLUS WR Code System.
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