Tenuta e conservazione delle scritture e dei registri contabili
L’art 7, comma 4 ter del DL. 357/1994 statuisce che: “a tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale non siano scaduti i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vangano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza”. Termine prolungato fino al terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali (art 1 comma 161 della L. 244/2007).
In un’ottica di semplificazione, è stata introdotta la novità di cui al comma 4-quater dell’art. 7 del DL 357/94, (introdotto dall’art. 19-octies, comma 6 del DL 148/2017), che ha disposto che “in deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta dei registri di cui agli articoli 23 e 25 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, con sistemi elettronici è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.
Termini di conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti tenuti in formato elettronico.
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ai fini della loro regolarità, non vanno obbligatoriamente stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
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entro tale momento (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno comunque posti in conservazione sostitutiva nel rispetto del citato D.M. 17.06.2014 e, quindi, anche del codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs.82/2005) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso D.M. rinvia – laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.
Le classi documentali
Le classi documentali hanno un’importanza centrale nel sistema di conservazione documentale poiché è con esse che si definiscono le caratteristiche di ciascun documento conservato. Le classi documentali sono un insieme di attributi e parametri che rendono il documento ricercabile e gestibile nel suo ciclo di vita. Le classi documentali impiegate dal sistema di conservazione sono definite nel Manuale di conservazione. Il manuale della conservazione è un documento operativo con il quale si descrivono le procedure che vengono attuate per procedere alla conservazione dei documenti in formato digitale. La predisposizione del manuale non è obbligatoria, ma è un valido supporto documentale per tenere traccia degli elementi e delle operazioni che concorrono conservazione sostitutiva.
Contenuto delle classi documentali
Classe documentale: il nome convenzionale della classe; Codice di classe: il codice univoco di classificazione; Tipo: il formato documentale ammesso nella classe (PDF, XML); Frequenza: la frequenza di versamento dei documenti. Metadati obbligatori e facoltativi: il nucleo minimo di metadatazione di ciascun documento e informazioni estensive. Vale a dire, per il documento informatico generico:
- Identificativo: un ID univoco composto da caratteri alfanumerici associato permanentemente a un documento.
- Modalità di formazione: informazioni sui software e le modalità adottate per creare/acquisire un dato documento.
- Tipologia documentale: se si tratta, ad esempio, di fatture, delibere ecc.
- Dati di registrazione: tipologia di flusso, tipo di registro, data di registrazione, numero documento e codice identificativo del registro.
- Chiave descrittiva: metadato che riassume o chiarisce la natura del contenuto del documento.
- Soggetti: informazioni identificative di tutti i soggetti coinvolti e competenti sul documento in questione.
- Allegati: eventuali allegati aggiunti al documento.
- Classificazione: classificazione del documento in base al Piano di classificazione (obbligatorio nelle PA e consigliato in ambito privato).
- Riservato: livello di sicurezza di un documento.
- Identificativo del formato: questo metadato indica sia il formato del documento sia la versione del software utilizzato per crearlo.
- Verifica: dichiara la presenza o meno di una delle modalità di convalida previste nelle Linee Guida (firma elettronica, sigillo, marcatura temporale, conformità copie immagine).
- Identificativo del documento principale: codice identificativo univoco e persistente del documento principale.
- Versione del documento: numero della versione del documento in questione.
- Tracciature modifiche documento: metadato che tiene traccia di tutte le modifiche apportate al documento.
- Tempo di conservazione: indicazione del tempo di conservazione minimo del documento in questione.
- Note: eventuali note aggiuntive.
Conservazione fatture con Agenzia Entrate.
L’attuale sistema di conservazione organizzato dall’Agenzia delle Entrate presenta delle criticità. Una su tutte è rappresentata dalla forzatura oggi presente che impone ai contribuenti che decidessero di avvalersi del sistema di conservazione messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate di essere costretti ad effettuare l’upload delle fatture elettroniche che si intende assoggettare al processo di conservazione, relative al periodo antecedente l’adesione, come se esse non fossero già in possesso dell’Agenzia, circostanza resa ancora di più scomoda dal limite che i files possano essere caricati o uno alla volta o in blocchi composti al massimo da 10 fatture. Come anticipato dal comunicato stampa n. 49 del MEF, pubblicato il 13 marzo 2021, il decreto “Sostegni” (D.L. 22 marzo 2021 n. 41), tra le altre misure, all’articolo 5, comma 16, ha previsto il rinvio di 3 mesi della scadenza per la messa in conservazione dei documenti fiscali. La nuova scadenza è fissata al prossimo 10 giugno 2021.
Il servizio di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche fornito dall’Agenzia delle Entrate (tramite la società Sogei S.p.A.) ha una durata di 3 anni, alla scadenza dei quali, per poter continuare a fruirne, occorre sottoscrivere una nuova convenzione (on line) secondo le modalità previste dal portale. Un apposito servizio di alert informerà l’utente prima della scadenza del servizio per consentirne in tempo il rinnovo. Una volta attivato il servizio dell’Agenzia delle Entrate, le fatture elettroniche che sono transitate dallo SDI prima della data di adesione potranno essere portate in conservazione mediante upload manuale, caricando un file alla volta. Per quelle fatture che transitano dallo SDI a partire dalla data di adesione al servizio, la conservazione sostitutiva avviene in automatico.
