In questo articolo vi parleremo della dematerializzazione dei documenti e dell’impattato sulla normativa che regola la loro conservazione. Scopriremo la differenza e le diverse fasi tra conservazione sostitutiva e conservazione digitale.
La conservazione sostitutiva
Un documento informatico può nascere già digitale oppure può essere frutto della dematerializzazione di un documento cartaceo. Per conservazione digitale, intendiamo tutti quei processi volti ad archiviare e conservare un documento informatico, sia esso nato in formato digitale sia esso frutto della dematerializzazione di un documento cartaceo in digitale. La normativa prevede che tutti i documenti possano essere digitalizzati (fatture, libri contabili, libri paga, PEC, ecc.) e quindi la conservazione elettronica si svincola dal supporto per fondarsi su un altro criterio: quello del presidio informatico del contenuto. Prima di procedere è bene definire un concetto che è importante conoscere, quello di "pacchetto", ovvero una sequenza di dati che viene trasmessa attraverso un determinato canale.
Cosa dice la normativa in materia?
Il Codice dell'Amministrazione Digitale dice che la conservazione dei documenti digitali deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità ai documenti stessi e per fare questo il processo di conservazione digitale deve seguire le seguenti tre fasi specifiche:
- Versamento. I documenti che vengono prodotti in formato digitale o dematerializzati devono essere consegnati (“versati”) al responsabile della conservazione sottoforma di “pacchetto di Versamento”. Il responsabile prende in carico il pacchetto e verifica che questo sia in possesso di tutti i requisiti. Se il pacchetto è idoneo, il responsabile invierà al produttore un documento che attesta la presa in carico del pacchetto da parte del sistema.
- Archiviazione. Il responsabile della conservazione è pronto quindi per avviare il processo di conservazione. Genera quindi il pacchetto di archiviazione a cui vengono associate firma e marca temporale.
- Distribuzione. Come ultimo passaggio, viene generato un pacchetto come risposta a una specifica richiesta, qualora per esempio si renda necessaria la consultazione di un documento o la sua esibizione. Anche in questo caso è il responsabile della conservazione che firma il pacchetto.
Il Responsabile della conservazione
Come avrete potuto notare nelle righe precedenti, è stata spesso citata la figura del responsabile della conservazione. Ma chi è costui e di cosa si occupa?
Nelle aziende si tratta normalmente di un addetto specializzato, un manager o del titolare mentre nelle Pubbliche Amministrazioni tale ruolo può essere ricoperto solo da un dirigente, un funzionario o dal responsabile della gestione documentale. Ogni azienda che ha che fare con la conservazione digitale (quindi tutte) deve nominare un responsabile della conservazione sostitutiva-> (interno o in outsourcing). I compiti del responsabile della conservazione sono indicati nell’articolo 7, comma 1 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013. Il Responsabile della conservazione:
- Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
- Gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
- Genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
- Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
- Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
- Assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
- Al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità – adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
- Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
- Assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
- Assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
- Provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
- Predispone il manuale di conservazione di cui all’art.8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. Il Manuale della Conservazione è quel documento informatico, obbligatorio, all'interno del quale è possibile trovare l'organizzazione del processo di Conservazione.
La delega
Il responsabile della conservazione deve essere una figura interna. Però, le attività che svolge possono anche essere affidate a soggetti terzi, e in questo caso si parla di gestione documentale in outsourcing. Le attività del responsabile della conservazione, quindi, possono essere delegate a un conservatore accreditato AgID.
Il nostro suggerimento (di parte, ma oggettivamente pertinente)
Data la molteplicità di procedure che richiede la attività di conservazione, non è quasi mai opportuno affidarsi ciecamente alle software house che propongono le loro soluzioni c.d. integrate col gestionale poiché hanno tutte un rischio intrinseco di “dipendenza” ed un costo elevatissimo, rispetto alla nostra soluzione indipendente, a norma AgiD, sicura, affidabile e ad un costo contenuto e ragionevole. Spesso le software house spingono sulle loro soluzioni con motivazioni più disparate che vanno dalla semplicità di utilizzo al pacchetto "tutto incluso", per mitigare spesso condizioni economiche esose e processi surrealmente complicati. La realtà è invece un'altra: qualunque studio - con o senza competenze specifiche - può' diventare indipendente dalle software house che forniscono gestionali integrati, con un impegno risibile, condizioni economiche indubbiamente più vantaggiose e con la certezza di essere finalmente libero.
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