Sfruttare tutte le potenzialità della Firma digitale e dei sistemi di onboarding significa spingere il percorso di trasformazione digitale delle imprese e dei professionisti, rivoluzionando la gestione dei workflow, che diventano in questo modo più rapidi ed efficaci.
Attraverso la digitalizzazione dei flussi di firma, infatti, è possibile attuare un più preciso monitoraggio dello stato e dell’avanzamento dei processi documentali, a garanzia della continuità operativa. Per potere fruire di soluzioni di firma digitale, è importante avvalersi di un partner esperto e affidabile come Ufficio Telematico che propone il servizio di firma elettronica e la gestione delle identità digitali integrando le soluzioni di Namirial, azienda leader in Italia e in Europa in materia di Digital Trust.
I vantaggi di digitalizzare la firma digitale nei processi di sottoscrizione documentale
Il processo di sottoscrizione digitale dei documenti è tutelante e sicuro dal punto di vista giuridico e probatorio, comporta un risparmio di tempo e un taglio dei costi connessi a spostamenti, a ritardi accumulati a causa della difficoltà di incontrarsi di persona. La continuità operativa degli uffici e delle aziende viene, quindi, altamente tutelata e garantita, i flussi documentali diventano più efficienti e veloci e non c’è il rischio di incorrere in spiacevoli intoppi, che possono portare al protrarsi del periodo di lavorazione di pratiche e istanze, con benefici anche per i propri clienti. Oltretutto, la possibilità di monitorare e avere sempre sotto controllo il flusso di firma attraverso un workflow approvativo consente un’attenta verifica dello stato dei propri documenti.
Non ultimo, optare per Il processo di sottoscrizione digitale dei documenti significa compiere una scelta sostenibile, in quanto la carta viene completamente eliminata.
La flessibilità dello strumento, poi, consente un taglio netto dei tempi che, al contrario, sarebbero più lunghi per gestire le firme autografe, in quanto la sottoscrizione dei documenti può avvenire anche da remoto, in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo.
La soluzione Ufficio Telematico per la gestione dei workflow documentali: Easy DOX
Non è mai facile introdurre cambiamenti, ma diventa ancora più difficile quando manca una visione chiara, una strategia, un piano. La digital Transformation indica un insieme di cambiamenti prevalentemente tecnologici, culturali, organizzativi, sociali, creativi e manageriali, associati con le soluzioni di tecnologia digitale. La digital Transformation coinvolgendo tutto l'ecosistema toccato dal processo, agisce in maniera organica e combinata permettendo di erogare servizi, far vivere esperienze e rendere accessibili grandi quantità di contenuti indipendentemente dalla reale disponibilità di risorse umane, materiali, logistiche ed economiche.
Emerge spesso una incoerenza fra i problemi che le organizzazioni vorrebbero superare e il percorso che intraprendono per riuscirci. Un segno positivo è dato dal fatto che le organizzazioni (Aziende e Studi professionali) riconoscono la necessità di dover fare qualcosa di più per gestire i processi in modo snello nel contesto di un percorso di digital Transformation, ma molte realtà però non hanno ancora definito un piano preciso, cosa che ostacola l’operatività in un ambiente sempre più competitivo. Si tratta di un’evidente opportunità per il rilancio e Ufficio Telematico ha raccolto la sfida, il che significa anche partire da situazioni semplici come la riduzione dell’uso della carta, concepire un nuovo modo di gestire le informazioni aziendali e gli spostamenti e in generale di "modernizzare" ed "efficientare" i processi tradizionali in chiave digital. In questo perimetro è nata Easy DOX, una commodity interamente made in Ufficio Telematico e pensata per snellire e per ridurre i costi legati a tutti quei processi che oggi vengono ancora svolti in modo ordinario.
Easy DOX è la scrivania virtuale attorno cui ci si siede per operare da remoto e garantire e migliorare l’efficacia lavorativa, per scambiarsi documenti e farli approvare e firmare da remoto, per snellire i pagamenti e per video collaborare e/o condividere documenti anche a distanza. Easy DOX consente di interagire on line con i propri clienti, con i propri collaboratori, con i propri utenti o cittadini per far firmare elettronicamente in modo rapido, semplice e sicuro i documenti anche da chi non è in possesso di un dispositivo fisico di firma digitale e rendere questi documenti autentici garantendone la custodia legale nel tempo. La soluzione consente anche il pagamento elettronico degli importi che devono essere riscossi a fronte di una pratica. La forza di Easy DOX risiede nella semplicità d'uso avendo replicato in chiave digitale le tradizionali modalità di lavorare di Professionisti e Aziende giacché combina in un unico HUB più soluzioni oggi presenti separatamente sul mercato amplificandone gli impatti positivi e generando proprietà emergenti. Oggi si osservano nelle tradizionali modalità di lavorare diverse criticità a cui vanno incontro quotidianamente gli Studi professionali e le Aziende, quali: la necessità di condividere, approvare e scambiarsi velocemente documenti che necessitano di una firma valida legalmente; la necessità di eseguire con flessibilità, efficacia e minimo impatto eventi aggregativi di qualsiasi natura quali convegni, riunioni, assemblee, attività di front office; la necessità di conservare a norma la documentazione acquisita e averla facilmente reperibile. Easy DOX risolve queste criticità e semplifica le operazioni tradizionali trasformando processi lenti, complessi, costosi, svolti manualmente con l'impiego del cartaceo o dal vivo, in processi digitali, rapidi, agili, duttili, sicuri e in remoto. La soluzione può essere adottata su SaaS, private cloud oppure on-premises.
Casi d’uso. Easy DOX integra la migliore esperienza di firma nei siti, nelle app e nei Sistemi Informativi senza rinunciare alla piena validità legale dei documenti. I processi di Customer onboarding e Know Your Customer potranno svolgersi completamente in digitale, con la capacità di verificare l'identità dell'utente e di sottoscrivere documenti on-line con pieno valore legale.
- Richieste di approvazione, verbali assemblee
- Accordi, atti di designazione, circolari, contratti
- Riunioni, assemblee, attività di front office, Assistenza remota al cittadino.
- Registro presenze
- Pagamenti on line
- Modelli di dichiarazione
- Modelli di rateazioni, rettifica, annullamento
- Istanze
Easy DOX facilita il contatto con gli Utenti / clienti / collaboratori e gestisce processi documentali in modalità completamente digitale
- Ingegnerizzare un workflow per ogni processo documentale
- Accesso multilivello illimitato orientato ai partecipanti (Studio/Azienda/Ente + Collaboratori + Clienti)
- Digitalizzare un documento, mediante editor html o PDF editabili, template o wizard
- Consentire la compilazione online mediante wizard di qualsiasi documenti
- Creare pratiche contenenti uno o più documenti PDF da firmare in una transazione
- Caricare documenti PDF da un'unità locale
- Aggiungere campi per inserire testo libero, radio button e checkbox
- Aggiungere campi firma secondo lo standard ISO
- Abilitare i firmatari a caricare allegati (file che potrebbero essere necessari per supportare una transazione quali per esempio un documento di identità)
- Orchestrare i processi di firma: invio di richieste di firma a uno o più firmatari (in sequenza o in parallelo), impostazione di promemoria per i firmatari e ricezione di notifiche sullo stato di avanzamento della firma, ricezione dei documenti firmati nelle proprie caselle di posta elettronica
- Creare modelli per tipi di documenti utilizzati di frequente - ad es. accordi di non divulgazione
- Monitorare l'avanzamento dell'acquisizione della firma in tempo reale attraverso una dashboard
- Consentire il pagamento del dovuto al termine della sottoscrizione del documento.
Invito
La flessibilità dello strumento, poi, consente un taglio netto dei tempi che, al contrario, sarebbero più lunghi per gestire le firme autografe, in quanto la sottoscrizione dei documenti può avvenire anche da remoto, in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo.
