Le aziende che investono in tecnologia creano tendenzialmente più valore, ma l’innovazione è un’altra cosa, è una visione ed un approccio culturale e non la sola propensione all’acquisto di strumenti e soluzioni.
La tecnologia fa crescere la produttività, ma le aziende che investono in innovazione creano più valore di quanto non facciano quelle che, ad esempio, puntano a vincere la partita comprando qualche macchina o qualche software in più. La produttività continua a calare e le imprese italiane tendono a investire sempre meno in innovazione. Questo spiega il gap di competitività rispetto ad altri Paesi europei ma anche la schizofrenia di tante aziende, professionisti e Pubbliche amministrazioni che in questi ultimi mesi - spinti dalle necessità del lockdown – hanno investito solamente in tecnologia. Il ritardo nell’ innovazione ha creato un oggettivo ritardo culturale nella comprensione dei fenomeni indotti dalla Digital transformation ma ha creato anche delle opportunità che la stessa offre per generare nuove relazioni, nuovi metodi e nuovo valore. Eppure, c’è chi ancora aspetta, valuta, tentenna, fa un passo ma non completa il cammino, nonostante l’evidenza della realtà.
Non è mai facile introdurre cambiamenti, ma diventa ancora più difficile quando manca una visione chiara, una strategia, un piano. La digital transformation indica un insieme di cambiamenti prevalentemente tecnologici, culturali, organizzativi, sociali, creativi e manageriali, associati con le soluzioni di tecnologia digitale. La digital transformation coinvolgendo tutto l'ecosistema toccato dal processo, agisce in maniera organica e combinata permettendo di erogare servizi, far vivere esperienze e rendere accessibili grandi quantità di contenuti indipendentemente dalla reale disponibilità di risorse umane, materiali, logistiche ed economiche.
Emerge spesso una incoerenza fra i problemi che le organizzazioni vorrebbero superare e il percorso che intraprendono per riuscirci. Un segno positivo è dato dal fatto che le organizzazioni (Aziende, Studi professionali e Pubbliche Amministrazioni) riconoscono la necessità di dover fare qualcosa di più per gestire i processi in modo snello nel contesto di un percorso di digital transformation, ma molte realtà però non hanno ancora definito un piano preciso, cosa che ostacola l’operatività in un ambiente sempre più competitivo. Si tratta di un’evidente opportunità per il rilancio e Ufficio Telematico ha raccolto la sfida, il che significa anche partire da situazioni semplici come la riduzione dell’uso della carta, concepire un nuovo modo di gestire le informazioni aziendali e gli spostamenti e in generale di "modernizzare" ed "efficentare" i processi tradizionali in chiave digital. In questo perimetro è nata Easy DOX, una commodity interamente made in Ufficio Telematico e pensata per snellire e per ridurre i costi legati a tutti quei processi che oggi vengono ancora svolti in modo ordinario.
Easy DOX è la scrivania virtuale attorno cui ci si siede per operare da remoto e garantire e migliorare l’efficacia lavorativa, per scambiarsi documenti e farli approvare e firmare da remoto, per snellire i pagamenti e per video collaborare e/o condividere documenti anche a distanza. Easy DOX consente di interagire on line con i propri clienti, con i propri collaboratori, con i propri utenti o cittadini per far firmare elettronicamente in modo rapido, semplice e sicuro i documenti anche da chi non è in possesso di un dispositivo fisico di firma digitale e rendere questi documenti autentici garantendone la custodia legale nel tempo. La soluzione consente anche il pagamento elettronico degli importi che devono essere riscossi a fronte di una pratica. La forza di Easy DOX risiede nella semplicità d'uso avendo replicato in chiave digitale le tradizionali modalità di lavorare di Professionisti, Aziende e Pubbliche Amministrazioni giacché combina in un unico HUB più soluzioni oggi presenti separatamente sul mercato amplificandone gli impatti positivi e generando proprietà emergenti. Oggi si osservano nelle tradizionali modalità di lavorare diverse criticità a cui vanno incontro quotidianamente gli Studi professionali, le Aziende e le Pubbliche Amministrazioni, quali: la necessità di condividere, approvare e scambiarsi velocemente documenti che necessitano di una firma valida legalmente; la necessità di eseguire con flessibilità, efficacia e minimo impatto eventi aggregativi di qualsiasi natura quali convegni, riunioni, assemblee, attività di front office; la necessità di conservare a norma la documentazione acquisita e averla facilmente reperibile. Easy DOX risolve queste criticità e semplifica le operazioni tradizionali trasformando processi lenti, complessi, costosi, svolti manualmente con l'impiego del cartaceo o dal vivo, in processi digitali, rapidi, agili, duttili, sicuri e in remoto. La soluzione può essere adottata su SaaS, private cloud oppure on-premises.
Casi d’uso. Easy DOX integra la migliore esperienza di firma nei siti, nelle app e nei Sistemi Informativi senza rinunciare alla piena validità legale dei documenti. I processi di Customer on-boarding e Know Your Customer potranno svolgersi completamente in digitale, con la capacità di verificare l'identità dell'utente tramite video chat e di sottoscrivere documenti on-line con pieno valore legale.
- Richieste di approvazione, verbali assemblee
- Accordi, atti di designazione, circolari, contratti
- Riunioni, assemblee, attività di front office, Assistenza remota al cittadino.
- Registro presenze
- Pagamenti on line
- Modelli di dichiarazione
- Modelli di rateazioni, rettifica, annullamento
- Istanze
- Easy dox integra funzionalità per l’invio massivo di PEC (domicilio fiscale di tutte le imprese e dei cittadini che ne facciano richiesta) con la relativa gestione dello stato di notifica attraverso una piattaforma cloud dedicata.-
Easy DOX facilita il contatto con gli Utenti / clienti / collaboratori e gestire processi documentali in modalità completamente digitale
- Ingegnerizzare un workflow per ogni processo documentale
- Digitalizzare un documento, mediante PDF editabili, template o wizard
- Consentire la compilazione online mediante wizard di qualsiasi documenti
- Creare pratiche contenenti uno o più documenti PDF da firmare in una transazione
- Caricare documenti PDF da un'unità locale
- Aggiungere campi per inserire testo libero, radio button e checkbox
- Aggiungere campi firma secondo lo standard ISO
- Abilitare i firmatari a caricare allegati (file che potrebbero essere necessari per supportare una transazione quali per esempio un documento di identità)
- Orchestrare i processi di firma: invio di richieste di firma a uno o più firmatari (in sequenza o in parallelo), impostazione di promemoria per i firmatari e ricezione di notifiche sullo stato di avanzamento della firma, ricezione dei documenti firmati nelle proprie caselle di posta elettronica
- Creare modelli per tipi di documenti utilizzati di frequente - ad es. accordi di non divulgazione
- Monitorare l'avanzamento dell'acquisizione della firma in tempo reale attraverso una dashboard
- Consentire il pagamento del dovuto al termine della sottoscrizione del documento.
Easy DOX per la Pubblica Amministrazione. L'approfondita conoscenza della realtà delle Pubbliche Amministrazioni ci ha facilitato il compito di individuare le criticità migliorabili con Easy DOX, basandoci sul presupposto che una PA per funzionare in modo efficace ed efficiente nel contesto in cui opera deve definire e gestire numerose attività tra loro collegate. Con Easy DOX Cittadini e Pubblica Amministrazione sono più vicini: Operatore e Cittadino si "siedono" ad un tavolo virtuale per esaminare pratiche e condividere e firmare i documenti. Easy DOX consente un significativo passo in avanti nel processo di semplificazione e sburocratizzazione anche alla luce del recente decreto Semplificazioni. Con Easy DOX il Cittadino si sente più vicino all'Ente potendo collaborare con esso on line senza doversi recare presso gli uffici dell'Ente. Il cittadino può prenotare e pianificare il suo incontro virtuale attraverso la sua area riservata e gestire molte delle pratiche tipicamente svolte presso gli sportelli dell’Ente. Ove richiesto, la soluzione consente anche il pagamento elettronico degli importi che devono essere riscossi dalla PA tramite il circuito pagoPA.
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