La Posta Elettronica Certificata PEC è un sistema di posta elettronica (che utilizza i protocolli standard della posta elettronica tradizionale) nel quale al mittente viene fornita, in formato elettronico, la prova legale dell'invio e della consegna di documenti informatici.
La PEC è garanzia sulla trasmissione, ricezione, sicurezza dei messaggi che possono contenere qualsiasi tipologia di informazione ed allegato, di cui si vuole avere la certezza della consegna. La PEC è nata per sostituire, attraverso i moderni mezzi di comunicazione, la Raccomandata postale con ricevuta di ritorno, o raccomandata AR. Così come avviene per la raccomandata AR, al mittente viene inviata una ricevuta che attesta la consegna al destinatario del proprio messaggio. La Posta Elettronica Certificata quindi garantisce la sicurezza delle comunicazioni elettroniche e, in quanto tale, costituisce a tutti gli effetti un documento con valore legale.
Trattandosi di un certificato, la PEC ha una scadenza tale da poter incidere sul suo valore probatorio?
I gestori delle caselle PEC, tramite la creazione delle "buste" che sono firmate digitalmente, certificano una serie di informazioni, tra cui l'identità del mittente ed il contenuto della PEC assicurando che non sia stato manomesso. Le due buste (ricevuta di accettazione e consegna) attestano che la mail è stata correttamente inviata e consegnata e correttamente consegnata nella casella di arrivo. Il DPR n. 68/2005 afferma che la PEC consente l'invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge. Il certificato PEC assume lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno e pertanto gli operatori economici che la utilizzano hanno interesse affinché a livello probatorio la validità della PEC rimanga inalterata.
La conservazione del valore legale della PEC
Chiariamo un concetto. Il certificato PEC non ha scadenza a differenza delle firme elettroniche utilizzate per chiudere le “buste”. A tal fine, incrociando le informazioni dei log. basterebbe verificare se al momento di apporre la firma, questa era valida. Allora dove starebbe il problema? I gestori della PEC sono tenuti a conservare i log per 30 mesi. Oltre questo periodo non si può, in termini legali, fare affidamento su di loro. È necessario attrezzarsi in autonomia con la conservazione digitale delle PEC.
La legge prevede l’obbligo di conservazione per ogni tipo di scrittura contabile. A regolamentare questo aspetto è l’articolo 2220 del Codice Civile, che recita: Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
La PEC rientra quindi all’interno delle categorie nominate dall’articolo 2220.
Conservare la PEC è obbligatorio proprio perché è un documento informatico giuridicamente rilevante essendosi sostituita alla raccomandata AR come strumento per la trasmissione di comunicazioni legali. In osservanza all’articolo menzionato, quindi, la legge obbliga alla conservazione a norma della PEC per una durata di dieci anni. La conservazione della PEC permette oltretutto di mantenerne inalterato il valore probatorio anche dopo la scadenza dei certificati di firma. Specifichiamo che non è proprio corretto parlare di conservazione sostitutiva della PEC. La conservazione sostitutiva riguarda i documenti che nascono in formato cartaceo e che vengono poi dematerializzati e, quindi conservati. La PEC, invece, nasce già digitale: per questo, quando parliamo di conservazione della PEC, è più corretto il termine conservazione Digitale. Un’altra differenza che è bene conoscere è quella tra archiviazione e conservazione. Archiviare o conservare la PEC non è la stessa cosa. Fare archiviazione significa “solo” catalogare e posizionare i documenti in uno spazio. La conservazione invece è un processo che richiede strumenti e procedure specifici, atti a garantirne nel tempo autenticità, integrità, immodificablità, reperibilità, così come regolato dalle Linee Guida sulla gestione dei documenti informatici.
I sistemi di conservazione della PEC di Ufficio Telematico permettono di cristallizzare la data di applicazione della firma e prolungarne così la validità legale.
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