È indubbio che il vantaggio competitivo fra aziende, professionisti e Pubbliche Amministrazioni viene ridefinito ogni giorno. Easy DOX è la scrivania virtuale semplice e facile da utilizzare pensata per i Professionisti per operare da remoto e garantire e migliorare l’efficacia lavorativa. Easy DOX è la scrivania virtuale attorno cui ci si siede per video collaborare e/o condividere documenti anche a distanza.
Easy DOX è la piattaforma proprietaria di Ufficio Telematico srl consente di interagire on line con i propri clienti, con i propri collaboratori, con i propri utenti o cittadini per far firmare elettronicamente in modo rapido, semplice e sicuro i documenti anche da chi non è in possesso di un dispositivo fisico di firma digitale e rendere questi documenti autentici garantendone la custodia legale nel tempo. La soluzione consente anche il pagamento elettronico degli importi che devono essere riscossi a fronte di una pratica. La forza di Easy DOX risiede nella semplicità d'uso avendo replicato in chiave digitale le tradizionali modalità di lavorare di Professionisti, Aziende e Pubbliche Amministrazioni giacché combina in un unico HUB più soluzioni oggi presenti separatamente sul mercato amplificandone gli impatti positivi e generando proprietà emergenti. “Il distanziamento sociale ha cambiato radicalmente il modo di concepire le attività lavorative e ha dato l’impulso culturale per utilizzare soluzioni innovative per ridurre la presenza fisica delle persone ai livelli minimi indispensabili” - commenta Giuseppe Palmiotto CEO di Ufficio Telematico s.r.l. “Abbiamo pensato EASY DOX per garantire e migliorare la continuità operativa in qualsiasi ambito di intervento. Easy DOX, permette di pianificare sessioni di audio-video collaborativi attraverso la gestione degli appuntamenti, la personalizzazione e la condivisione dei documenti fino al processo di firma elettronica a valore legale poiché supporta la firma elettronica avanzata e qualificata, la firma remota, OTP, la firma grafometrica e lo SPID.” “Possiamo considerare Easy DOX come un fattore di evoluzione nelle comunicazioni e un fattore di successo per chi lo utilizza”.
Easy DOX è un applicazione cloud basata sulla sicurezza della firma digitale, sulla dematerializzazione e sulla conservazione a norma dei documenti e sul valore giuridico legale al documento digitale informatico. La soluzione Easy DOX è stata realizzata dal Team di sviluppo della società Ufficio Telematico s.r.l., storica realtà del settore dell'informatica applicata alla Lean Digital Trasformation. Nata nel 2010 dall’idea di un professionista visionario che ha creduto fortemente nella trasformazione digitale dei processi delle tradizionali modalità di lavorare. Easy DOX è un applicazione cloud basata sulla sicurezza della firma digitale, sulla dematerializzazione e sulla conservazione a norma dei documenti e sul valore giuridico legale del documento digitale informatico. Oggi si osservano nelle tradizionali modalità di lavorare diverse criticità a cui vanno incontro quotidianamente gli Studi professionali, le Aziende e le Pubbliche Amministrazioni, quali: la necessità di condividere, approvare e scambiarsi velocemente documenti che necessitano di una firma valida legalmente; la necessità di eseguire con flessibilità, efficacia e minimo impatto eventi aggregativi di qualsiasi natura quali convegni, riunioni, assemblee, attività di front office; la necessità di conservare a norma la documentazione acquisita e averla facilmente reperibile. Easy DOX risolve queste criticità e semplifica le operazioni tradizionali trasformando processi lenti, complessi, costosi, svolti manualmente con l'impiego del cartaceo o dal vivo, in processi digitali, rapidi, agili, duttili, sicuri e in remoto. La soluzione può essere adottata su SaaS, private cloud oppure on-premises.
Casi d’uso. Easy DOX integra la migliore esperienza di firma nei siti, nelle app e nei Sistemi Informativi senza rinunciare alla piena validità legale dei documenti. I processi di Customer on-boarding e Know Your Customer potranno svolgersi completamente in digitale, con la capacità di verificare l'identità dell'utente tramite video chat e di sottoscrivere documenti on-line con pieno valore legale.
- Richieste di approvazione, verbali assemblee
- Accordi, atti di designazione, circolari, contratti
- Riunioni, assemblee, attività di front office, Assistenza remota al cittadino.
- Registro presenze
- Pagamenti on line
- Modelli di dichiarazione
- Modelli di rateazioni, rettifica, annullamento
- Istanze
- Easy DOX integra funzionalità per l’invio massivo di PEC (domicilio fiscale di tutte le imprese e dei cittadini che ne facciano richiesta) con la relativa gestione dello stato di notifica attraverso una piattaforma cloud dedicata.-
Easy DOX facilita il contatto con gli Utenti / clienti / collaboratori e gestire processi documentali in modalità completamente digitale
- Ingegnerizzare un workflow per ogni processo documentale
- Digitalizzare un documento, mediante PDF editabili, template o wizard
- Consentire la compilazione online mediante wizard di qualsiasi documenti
- Creare pratiche contenenti uno o più documenti PDF da firmare in una transazione
- Caricare documenti PDF da un'unità locale
- Aggiungere campi per inserire testo libero, radio button e checkbox
- Aggiungere campi firma secondo lo standard ISO
- Abilitare i firmatari a caricare allegati (file che potrebbero essere necessari per supportare una transazione quali per esempio un documento di identità)
- Orchestrare i processi di firma: invio di richieste di firma a uno o più firmatari (in sequenza o in parallelo), impostazione di promemoria per i firmatari e ricezione di notifiche sullo stato di avanzamento della firma, ricezione dei documenti firmati nelle proprie caselle di posta elettronica
- Creare modelli per tipi di documenti utilizzati di frequente - ad es. accordi di non divulgazione
- Monitorare l'avanzamento dell'acquisizione della firma in tempo reale attraverso una dashboard
- Consentire il pagamento del dovuto al termine della sottoscrizione della pratica.
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