Risposta n. 217/2022. Intermediari - Obblighi di sottoscrizione e conservazione delle dichiarazioni fiscali trasmesse

Con l'istanza di interpello specificata in oggetto, e' stato esposto il seguente quesito:  [ALFA], nel prosieguo istante, fa presente quanto qui di seguito sinteticamente riportato. L'istante rappresenta di svolgere, tra l'altro, «la funzione di intermediario abilitato alla trasmissione delle dichiarazioni fiscali, ai sensi dell'art. 3, comma 3 del d.P.R. 22 luglio 1998 n. 322. In particolare, l'Istante:

1. rilascia al cliente l'impegno a trasmettere in via telematica all'Agenzia delle Entrate i dati contenuti nella dichiarazione al momento dell'assunzione dell'incarico per la sua predisposizione, sottoscrivendo altresì il riquadro relativo all'impegno alla presentazione telematica presente nel frontespizio dei vari modelli dichiarativi;
2. procede alla compilazione della dichiarazione su modello conforme mediante software;
3. sottoscrive la dichiarazione esclusivamente attraverso la procedura di autenticazione del file telematico mediante apposizione della firma elettronica basata sul certificato emesso dall'Agenzia delle Entrate;
4. trasmette la dichiarazione attraverso i canali telematici messi a disposizione dell'Agenzia delle Entrate e verifica l'esito della trasmissione attraverso la consultazione della ricevuta resa disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate (nell'area riservata all'Istante);
5. entro i trenta giorni successivi al termine previsto per la presentazione della dichiarazione, condivide con il cliente la copia in formato .pdf della dichiarazione trasmessa, per mezzo posta elettronica ordinaria ovvero posta ordinaria, e la copia in formato .pdf della comunicazione di ricezione della dichiarazione rilasciata dall'Agenzia delle Entrate;
6. conserva la copia della dichiarazione in formato cartaceo, completa della sottoscrizione riportata sul riquadro relativo all'impegno alla presentazione telematica presente nel frontespizio.».

Richiamato l'attuale quadro normativo e di prassi sul punto, «l'Istante è interessata a conoscere se:

• L'art. 3, comma 9-bis P.R. 22 luglio 1998 n. 322 preveda o meno l'obbligo di apporre la sottoscrizione (olografa o digitale) dell'intermediario incaricato alla trasmissione, sulla copia delle dichiarazioni oggetto di conservazione. [...]
• Nell'ipotesi di conservazione delle dichiarazioni fiscali trasmesse su supporto informatico - prevista dal richiamato art. 3, comma 9-bis d.P.R. 22 luglio 1998 n. 322 -, l'intermediario abilitato sia tenuto ad osservare le previsioni contenute nell'art. 2 e seguenti del D.M. 17 giugno 2014 in combinato disposto con il C.A.D.. [...]
• Il rinvio - operato dall'art. 3, comma 9-bis del d.P.R. n. 322 del 1998 - all'art. 43 del P.R. 29 settembre 1973, n. 600 per definire il periodo di conservazione delle copie delle dichiarazioni fiscali in capo all'intermediario, sia da ritenersi un rinvio "mobile", soggetto alle eventuali discipline derogatorie dei termini previsti dal citato art. 43. [...]
• L'obbligo di osservare le previsioni contenute nell'art. 2 e seguenti del D.M. 17 giugno 2014, in combinato disposto con il C.A.D., trovi applicazione anche per i documenti che l'intermediario trasmette telematicamente e di cui conserva copia, anche se non ricompresi nell'ambito applicativo dell'art. 3, comma 9-bis del d.P.R. n. 322 del 1998 [...]

A titolo esemplificativo, si fa riferimento ai seguenti documenti:

• Comunicazione dei dati delle operazioni transfrontaliere (c.d. Esterometro), ex art. 1, comma 3-bis del D.lgs. n. 127 del 2015;
• Comunicazione dell'opzione relativa agli interventi di recupero del patrimonio edilizio, efficienza energetica, rischio sismico, impianti fotovoltaici e colonnine di ricarica (c.d. Comunicazione opzione per interventi edilizi e superbonus), ex artt. 119 e 121 del Decreto-Legge n. 34 del 2020;
• Dichiarazioni d'Intento, di acquistare o importare beni e servizi senza applicazione dell'imposta sul valore aggiunto (c.d. Dichiarazioni d'Intento);
• Richiesta di registrazione e adempimenti successivi, contratti di locazione e affitto di immobili (c.d. Modello RLI), ex art. 11 del d.P.R. 26 aprile 1986, n. 131;
• Modello di pagamento unificato F24; - Modelli di variazione dei dati».

SOLUZIONE INTERPRETATIVA PROSPETTATA DAL CONTRIBUENTE

In sintesi, l'istante ritiene che:

• «relativamente al punto (a), [...] non sussista l'obbligo di apposizione della sottoscrizione (olografa o digitale, a seconda della modalità di conservazione adottata) da parte dell'intermediario sulla copia delle dichiarazioni fiscali oggetto di conservazione.»;
• «Quanto al punto (b), [...] nell'ipotesi di conservazione di copia delle dichiarazioni fiscali su supporto informatico - prevista dal richiamato 3, comma 9-bis d.P.R. 22 luglio 1998 n. 322 -, l'intermediario abilitato non sia tenuto ad osservare le previsioni contenute nel D.M. 17 giugno 2014, in materia di conservazione sostitutiva.»;
• «Quanto al punto (c), [...] la formulazione del comma 9-bis in esame - ai sensi del quale i "soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano... per il periodo previsto dall'articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, 600, copia delle dichiarazioni trasmesse" - debba essere interpretata nel senso di ritenere il periodo di conservazione in capo all'intermediario abilitato quale termine "fisso". Detto in altri termini, l'intermediario abilitato è tenuto a mantenere la copia delle dichiarazioni trasmesse fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione.»;
• «quanto al punto (d), [...] l'obbligo di "conservazione sostitutiva" previsto dagli articoli 2 e seguenti del D.M. 17 giugno 2014 non trovi applicazione per le dichiarazioni, le comunicazioni e gli altri documenti da esso trasmessi ».

PARERE DELL'AGENZIA DELLE ENTRATE 

Va in primo luogo ricordato che la scrivente ha riassunto in molteplici documenti, sia di prassi, sia di risposta a specifiche istanze dei contribuenti su casi personali, quali siano i principi esistenti in materia di presentazione e conservazione delle dichiarazioni di cui all'articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322, nonché i corretti comportamenti da tenere. In particolare, nei più recenti interventi - si vedano, ad esempio, le risposte nn. 518 e 619, citate anche dall'istante, pubblicate rispettivamente il 12 dicembre 2019 ed il 23 dicembre 2020 nell'apposita sezione del sito dell'Agenzia,   alle quali si fa rinvio per tutti i dettagli del caso ivi compresa l'indicazione dei documenti di prassi in materia - è stato precisato, tra l'altro, che: «[...] la dichiarazione inviata deve essere sottoscritta dal solo contribuente e/o sostituto e non anche dall'intermediario; d) gli obblighi di conservazione sono differenziati in ragione dei soggetti coinvolti, dovendo contribuenti e sostituti d'imposta conservare l'originale sottoscritto (unitamente ai documenti rilasciati dall'incaricato di predisporre/trasmettere la dichiarazione) e gli incaricati conservare la copia della dichiarazione trasmessa. Sono valide, a questo fine, sia modalità analogiche sia elettroniche, fermo restando che, trattandosi di documenti fiscalmente rilevanti, la conservazione solo digitale implica il rispetto del decreto ministeriale 17 giugno 2014 e delle disposizioni cui lo stesso rinvia, in primis il decreto legislativo 7 marzo 2005, 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale o "C.A.D.").

Alla luce di quanto sopra, si ritiene condivisibile qualunque procedura che si conformi ai principi espressi.» (così, in particolare, la risposta n. 619 del 2020). In questa sede, in assenza di specifiche modifiche normative intervenute nelle more, non può che confermarsi quanto già indicato in precedenza e dunque:

• l'assenza di un obbligo, in capo all'intermediario, di sottoscrizione della dichiarazione trasmessa e, in conseguenza, delle relative copie;
• la circostanza che le dichiarazioni sono pur sempre documenti fiscalmente rilevanti e la loro conservazione deve avvenire nel rispetto della normativa vigente, ossia, qualora si tratti di documenti informatici (perché originati come tali o in essi trasformati nel rispetto delle prescrizioni di legge), in primis il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (c.d. "Codice dell'Amministrazione Digitale" o "CAD") ed i relativi decreti attuativi, tra cui, per lo specifico ambito tributario, si ricorda il decreto ministeriale 17 giugno 2014, recante "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto".

Va evidenziato, peraltro, che il rispetto delle disposizioni del richiamato d.m. 17 giugno 2014 non riguarda solo le dichiarazioni dei redditi (e le relative copie), ma anche tutti gli altri documenti rilevanti ai fini tributari che gli intermediari trasmettono all'Agenzia delle entrate e/o gestiscono in adempimento degli obblighi assunti nei confronti dei contribuenti, curandone per qualsiasi ragione la conservazione.

Si ricordano, tra di essi, quelli indicati dall'istante a mero titolo esemplificativo (il c.d. "esterometro", le c.d. "dichiarazioni d'intento", i modelli di pagamento unificato F24, i modelli di variazione dei dati IVA, ecc.) ed altri che possono parimenti rientrare nella normale attività degli intermediari (si pensi, ad esempio, alle liquidazioni periodiche IVA).

Quanto al rinvio contenuto nell'articolo 3, comma 9-bis, del d.P.R. n. 322 del 1998, a mente del quale i soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano copia di quelle trasmesse «per il periodo previsto dall'articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600», va evidenziato che il relativo termine non può essere inteso in maniera statica - ossia «il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione» (cfr. l'attuale articolo 43, comma 1) - ma come "termine per l'accertamento" del periodo d'imposta di riferimento (si veda, in questo senso, la rubrica dello stesso articolo 43).

Così, non solo esso troverà applicazione anche per dichiarazioni diverse da quelle sui redditi - tipicamente la dichiarazione IVA, stante il combinato disposto degli articoli 57 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 e 8 del citato d.P.R. n. 322 - ma, altresì, per l'intero arco temporale necessario a tal fine, sia esso diminuito o maggiorato, rispetto a quello ordinario, in ragioni di peculiari previsioni normative, quali quelle ricordate dall'istante (cfr. l'articolo 12 del decreto- legge 1° luglio 2009, n. 78, convertito con modificazioni dalla legge 3 agosto 2009, n. 102) o altre (si pensi, ad esempio, alla legislazione di emergenza necessaria a far fronte ad eventi imprevedibili come sismi, alluvioni o altri eventi eccezionali).