Conservazione a norma

Conservazione a norma

La conservazione a norma è disciplinata dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005, modificato dal D.Lgs. n. 217/2017) che prevede l’obbligo di conservare – in digitale – documenti riportanti atti, fatti o dati in quanto giuridicamente rilevanti.

La conservazione ha valore anche per finalità probatorie. La conservazione digitale può essere effettuata da soggetti accreditati, per erogare con massima compliance normativa e sicurezza questo servizio assicurando le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati.

Ufficio Telematico è una L.R.A. (Local Certification Authority), che fornisce Servizi Fiduciari digitali come firme elettroniche, e-mail certificate, fatturazione elettronica e archiviazione digitale a lungo termine.
La conservazione digitale dei documenti informatici è il processo legale/informatico che consente di creare documenti informatici con pieno valore legale. La conservazione sostitutiva equipara i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad aziende private e pubbliche amministrazioni di eliminare o ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione.

Conservare digitalmente significa compiere un’azione che rispetta specifiche norme e consente di mantenere il valore del documento inalterato nel tempo, nella forma, nel contenuto e nella sua unicità.

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I vantaggi

Eliminazione cartacea degli archivi. 

Ottimizzazione delle ricerche.

Miglioramento della sicurezza delle informazioni.

Risparmio di tempo. 

Integrabile nel tuo gestionale attraverso un connettore universale.

Un ecosistema perdematerializzare.

Per rispondere alle necessità di integrazione dei Servizi di conservazione abbiamo realizzato un approccio che integra alla conservazione tutti i servizi di dematerializzazione quali Firma elettronica e PEC.

Dematerializza

Puoi attivare la conservazione e dcidere se attivare tutti i servizi insieme o singolarmente in base alle esigenze e decidere se integrarli interamente o parzialmente all'interno dei tuoi sistemi gestionali in modo da azzerare l'impatto sui sistemi e sui processi.

Conserva

Attraverso una semplice interfaccia web puoi usufruire di funzionalità di indicizzazione dei documenti tale da rendere possibile la ricerca secondo i parametri stabiliti dalla norma in materia. L'obiettivo della soluzione è di fornire funzionalità specifiche per la gestione e parametrizzazione per tipologie documentali differenti, con la possibilità di raggiungere un alto livello di personalizzazione.

Automatizza

La soluzione, ideale per automatizzare i processi di invio in conservazione dei documenti, permette anche l'integrazione nei processi di business del cliente che può organizzare i propri flussi nelle modalità che gli sono più comode. Terminato il processo di conservazione, il cliente rapidamente riceve conferma dei file correttamente conservati.

Integra

Il sistema di conservazione a norma si integra con i sistemi in uso nella tua azienda (es. sistemi ERP, sistemi di gestione documentale) richiamando i servizi di conservazione digitale offerti dalla soluzione senza interferire con i sistemi già presenti in azienda. L'integrazione avviene in modalità "trasparente" in modo tale da garantire che il sistema preservi la stessa user experience, venendo però contestualmente abilitato al processo di conservazione digitale.

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