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EASY DOX

Il nuovo modo di firmare online e video collaborare a norma

Digitalizziamo qualsiasi workflow documentale e qualsiasi evento collaborativo con la forza della firma legale on line

EASY DOX

EASY DOX

EASYDOX già apprezzato da Professionisti, aziende e pubbliche amministrazioni, è il nuovo modo di firmare online e video collaborare a norma. "Con UFFICIO TELEMATICO collaboro a distanza e creo, invio e firmo documenti legalmente validi, in qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e con qualsiasi dispositivo.... TU COME FAI?"

Approfondisci

Video collabora e raccogli on line le firme a valore legale ovunque e in tempo reale.

Professionisti, aziende e pubbliche amministrazioni possono rimanere produttive anche senza la presenza fisica nel luogo di lavoro per assicurare continuità nei processi. La piattaforma EASYDOX, permette di inviare e firmare documenti legalmente validi, in qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e con qualsiasi dispositivo per ottenere documenti firmati in maniera rapida e sicura anche da coloro privi di firma digitale grazie alla tecnologia certificata di firma digitale con OTP SMS. EASY DOX permette di gestire in maniera integrata video eventi aggregativi di qualsiasi natura, così come ogni forma di riunione e attività formativa (quali convegni, seminari di aggiornamento professionale, virtual front office etc.).

EASY DOX UNICO HUB

La forza di EASY DOX risiede nella semplicità d'uso avendo replicato in chiave digitale le tradizionali modalità di lavorare di Professionisti, Aziende e Pubbliche Amministrazioni giacché combina in un unico HUB più soluzioni oggi presenti separatamente sul mercato amplificandone gli impatti positivi e generando proprietà emergenti.

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Invia e fai firmare a distanza documenti legalmente validi, in qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e con qualsiasi dispositivo per ottenere documenti firmati in maniera rapida e sicura anche da coloro privi di firma digitale.

Seleziona il documento

Crea, importa, modifica il template su cui vuoi far apporre la firma.

Seleziona l' organizzazione

Scegli la organizzazione, divisione o sede da gestire.

Seleziona il/i destinatari

Seleziona il/i destinatari a cui sottoporre il documento. 

Acquisisci la firma

Acquisici la firma (OTP SMS, CNS, SPID) sul documento che hai inviato.

Archivia i documenti

I documenti firmati vengono automaticamente archiviati a norma.

Rendi disponibili i documenti

Creazione automatica area riservata destinatari per i documenti.

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Gestisci a norma e in maniera integrata video eventi aggregativi, riunioni, attività formativa, convegni, seminari di aggiornamento professionale, attività di virtual front office etc..

Pianifica

Crea il token (link) per invitare al video incontro uno o più specifici soggetti o ricevi direttamente una richiesta di appuntamento da un utente.

Riconosci

Scatta istantanee per il riconoscimento e archivia i log.

Condividi

Condividi, argomenta e sottoscrivi i documenti firmati a valore legale in tempo reale

Archivia

Acquisici la firma (OTP SMS, CNS, SPID) sul documento che hai inviato.

Il nuovo modo di firmare online e video collaborare a norma

EASY DOX introduce nei processi collaborativi dei work flow autorizzativi che permettono di conoscere lo stato del documento e della firma per ogni utente coinvolto. Puoi gestire eventi video colaborativi (riunioni, assemblee, assistenza remota) e puoi gestire tutti i documenti che necessitano di firma (documenti interni, contratti, polizze assicurative, contratti finanziari, moduli di richiesta, nomine, verbali, adempimenti antiriciclaggio e privacy ed ogni altro documento) nel rispetto di processi normativi in modo completamente digitale e con tutti i livelli di firma: firma elettronica semplice, avanzata e qualificata, firma remota, OTP, firma grafometrica e SPID.

Dematerializzazione

Passa con successo a un sistema privo di carta con i vantaggi della firma elettronica e di una soluzione integrata di video eventi

La sicurezza è la nostra priorità

UFFICIO TELEMATICO è allo stesso tempo un’azienda produttrice di Soluzioni Software ed una L.R.A. (Local Certification Authority), che fornisce Servizi Fiduciari digitali come firme elettroniche, e-mail certificate, fatturazione elettronica e archiviazione digitale a lungo termine. I tuoi documenti sono garantiti, legalmente vincolanti e conformi alle norme eIDAS.

Per chi ha una mole significativa di transazioni (comunicazioni postali, contratti, pagamenti, ecc...) che debbano essere notificati e/o firmati con efficacia legale.

EASY DOX è il sistema ideale per tutte quelle realtà (settori industriali e finanziari, multiutilities e pubbliche amministrazioni) che gestiscono una mole significativa di pratiche (comunicazioni postali, contratti, ecc...) e che debbano dare evidenza di averle effettuate formalmente ai loro utenti/clienti a piena efficacia probatoria, con la sicurezza dell’esito dell’invio, garanzia del non ripudio e drastica riduzione dei costi rispetto allo standard cartaceo.

Pubbliche amministrazioni, Software House, PMI, Studi professionali, Mltiutility, Grandi Aziende, Privati cittadini

Le nostre soluzioni certificate.

EASY DOX è una piattaforma per l’onboarding sicuro degli utenti per una completa digitalizzazione dei contratti e delle comunicazioni in una logica multicanale. In questo modo si semplifica e si velocizza la possibilità di utenti di accedere a diversi servizi.

E' la prima soluzione multicanale di Customer Engagement integrata anche con la tecnologia WebRTC, studiata per gestire qualsiasi processo sui canali digitali, con la stessa fruibilità del devisu, e per consentire la sottoscrizione di documenti a valore legale in un sistema chat box.

La soluzione, facile da integrare in qualunque ambiente legacy, comprende engagement multicanale con chat video e testuale, video CRM, identificazione di video live, il tutto integrato in un'unica chat box.

Completa digitalizzazione in una logica multicanale.

I processi di Customer on-boarding e Know Your Customer potranno svolgersi completamente in digitale, con la capacità di verificare l'identità dell'utente tramite video chat e di sottoscrivere documenti on-line con pieno valore legale.

Affidabilità, vantaggi, compliance normativa.

Easy DOX consente di semplificare l'esecuzione delle proprie operazioni trasformando processi lenti, complessi, costosi, svolti manualmente con l'impiego del cartaceo, in processi digitali, rapidi, agili e duttili. La soluzione può essere adottata su SaaS, private cloud oppure on-premises.

Possiamo semplificare il processo di onboarding remoto.

E’ importante puntare ad utilizzare strumenti di identificazione già in possesso degli utenti per semplificare il processo di identificazione in una logica sempre più multicanale che stiamo esportando con successo anche in Europa grazie alla normativa eIDAS.

Siamo in grado di fornire un unico HUB che semplifica e rende uniformi le integrazioni appoggiandosi ai principali strumenti di identificazione elettronica in possesso dei cittadini italiani: SPID, CIE, CNS, PEC.

Ovunque, sempre, su qualsiasi dispositivo.

In tutto quello che facciamo, crediamo nella semplificazione della business way trasformando le lente, complesse, manuali e costose procedure cartacee in processi digitali semplici ed adattabili.

Ecco tutte le soluzioni che possono essere implementate nell'HUB. In tutto quello che facciamo, crediamo nella semplificazione della business way trasformando le lente, complesse, manuali e costose procedure cartacee in processi digitali semplici ed adattabili.

EASY DOX è la soluzione per: • raccogliere online le firme su contratti, registri, verbali, fogli di marcia e tutti i documenti a validità legale necessari all’amministrazione. Siamo interoperabili. • Notificare atti a valore legale in via digitale • Effettuare riunioni interne • Fornire assistenza specifica agli utenti attraverso un collegamento remoto video sicuro e facile da usare.

Le nostre soluzioni integrano tutti i dispositivi di firma presenti sul mercato. Integriamo la migliore esperienza di firma nei siti, nelle app e nei Sistemi Informativi senza rinunciare alla piena validità legale dei documenti.

I processi di Customer on-boarding e Know Your Customer potranno svolgersi completamente in digitale, con la capacità di verificare l'identità dell'utente tramite video chat e di sottoscrivere documenti on-line con pieno valore legale.

A titolo esemplificativo ma non esaustivo si elencano i seguenti Casi d’uso: 

  1. Assicurazioni
  2. Richieste di approvazione e verbali
  3. Assemblee
  4. Accordi
  5. Nota spese
  6. Contratti
  7. Invio Modelli
  8. Istanze Notifica accertamenti, rettifiche
  9. Assistenza remota al Cittadino o al cliente
  10. Mercato immobiliare
  11. Chiusura di contratti e accordi
  12. Banking
  13. Vendite
  14. HR
  15. Acquisizioni
  16. Contratti di vendita e ordini
  17. Nomine GDPR
  18. Accordi di riservatezza
  19. Modelli antiriciclaggio
  20. Dichiarazioni dei redditi
  21. ecc...

EASY DOX facilita il contatto con gli Utenti / clienti / collaboratori e gestire processi documentali in modalità completamente digitale.

  1. Ingegnerizzare un workflow per ogni processo documentale
  2. Digitalizzare un documento, mediante PDF editabili, template o wizard
  3. Consentire la compilazione online mediante wizard di qualsiasi documenti
  4. Creare pratiche contenenti uno o più documenti PDF da firmare in una transazione
  5. Caricare documenti PDF da un'unità locale
  6. Aggiungere campi per inserire testo libero, radio button e checkbox
  7. Aggiungere campi firma secondo lo standard ISO
  8. Abilitare i firmatari a caricare allegati (file che potrebbero essere necessari per supportare una transazione quali per esempio un documento di identità)
  9. Orchestrare i processi di firma: invio di richieste di firma a uno o più firmatari (in sequenza o in parallelo), impostazione di promemoria per i firmatari e ricezione di notifiche sullo stato di avanzamento della firma, ricezione dei documenti firmati nelle proprie caselle di posta elettronica
  10. Creare modelli per tipi di documenti utilizzati di frequente - ad es. accordi di non divulgazione
  11. Monitorare l'avanzamento dell'acquisizione della firma in tempo reale attraverso una dashboard
  12. Consentire il pagamento del dovuto al termine della sottoscrizione del documento.
Il sistema inoltre integra funzionalità per l’invio massivo di PEC (domicilio fiscale di tutte le imprese e dei cittadini che ne facciano richiesta) con la relativa gestione dello stato di notifica attraverso una piattaforma cloud dedicata.

In questi giorni abbiamo visto l’interesse per la collaborazione a distanza, per l’audioconferenza e la videocomunicazione, crescere in maniera esponenziale.

  1. Pianificare al meglio gli appuntamenti
  2. Prepararsi all’incontro, conoscendo già la motivazione della richiesta di appuntamento
  3. Efficientare il processo di assistenza al cittadino
  4. Scattare istantanee per il riconoscimento del cittadino
  5. Condividere documenti
  6. Sottoscrivere documenti 

Gli utenti / collaboratori / clienti

  1. sono abilitati a rivedere, compilare e firmare documenti ovunque e in qualsiasi momento su qualsiasi dispositivo.
  2. possono essere autenticati utilizzando il loro indirizzo e-mail e, se disponibili, i loro certificati digitali locali
  3. sono abilitati ad accedere digitando il loro nome o inserendo un tratto grafico della loro firma come immagine nel documento
  4. possono anche delegare richieste di firma nel caso in cui non abbiano il diritto di firmare un determinato documento EASY DOX fornisce prove complete di una transazione digitale giuridicamente vincolante.
La nostra API ti permette di integrare una suite di firma elettronica completa ai tuoi tool o alla tua app. Semplice, flessibile, potente: la nostra firma elettronica API è adatta sia al tuo team che ai tuoi clienti.

Ti servono più informazioni?

Chiama il numero verde gratuito 800.188.916 o l'assistenza dedicata al 392.25.51.802.
Oppure invia una mail a digitale@ufficiotelematico.it

AZIENDA

  • UFFICIO TELEMATICO S.R.L.
  • (TRENTO) Via Giannantonio Manci, 54
  • (BARI) Via Leonida Laforgia, 4
  • PARTITA IVA IT06992600723
  • Codice destinatario T04ZHR3

 

SUPPORTO

Ufficio Telematico è raggiungibile telefonicamente, attraverso il numero verde gratuito 800.188.916. L'assistenza risponde al numero dedicato 392.25.51.802. Puoi metterti in contatto con noi anche via chat online o per email all'indirizzo digitale@ufficiotelematico.it. Il Cliente in difficoltà o semplicemente in cerca di un chiarimento ha bisogno di rapidità e il fatto che ci siano più “canali” lo facilita molto nel raggiungimento dell’obiettivo.

 


 

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